Keď rast e-shopu predbehne účtovníctvo
Giovani predáva luxusné parfumy do prania a patrí medzi e-commerce firmy, ktorých rast prišiel rýchlejšie, než stihlo vyrásť ich finančné zázemie.
Firma sa dostala na viac ako 60 000 objednávok mesačne a obrat jej tri roky po sebe rástol približne o sto percent. Predaj fungoval. Technológie fungovali. Účtovníctvo však takýto objem prestávalo zvládať.
Rast odhalil problém, ktorý nebol na e-shope
Giovani pôvodne spolupracovalo s externou účtovníčkou. Pri rastúcom množstve objednávok, platieb a dokladov však jeden človek pracujúci prevažne tradičným spôsobom prestal kapacitne stačiť.
Firma sa najprv pokúsila situáciu vyriešiť automatizáciou. Nasadila nástroje a prepojenia, ktoré mali obmedziť manuálnu prácu. Samotná technológia však problém nevyriešila.
„Nastavili sme veľkú časť automatizácií, aby mala účtovanie čo najjednoduchšie. Ani napriek tomu ich nezvládala, časovo nestíhala účtovať.“
Ukázalo sa, že automatizovať proces nestačí. Niekto musí rozumieť účtovníctvu, integráciám aj tomu, ako celý systém každodenne prevádzkovať.
Automatizácia prestala byť starosťou klienta
Prechod k TPA GetFinDone neznamenal ďalší účtovný systém alebo ďalší nástroj. Zmenila sa predovšetkým zodpovednosť za celý proces.
TPA prevzalo účtovníctvo aj technickú vrstvu jeho automatizácie: prepojenia, tok dokladov a dát a každodennú prevádzku procesov.
„TPA má takéto spôsoby automatizovaného účtovania už zabehnuté, pozná všetky mostíky a má na to vlastný technický tím. Zistili sme, že si ich už nemusíme vybavovať sami, robí ich za nás TPA.“
Doklady sa dnes prenášajú digitálne a vo firme ich nikto nemusí manuálne prepisovať. Automatizácie nie sú samostatným projektom klienta, ale súčasťou poskytovanej služby.
Menej operatívy, jasnejšia zodpovednosť
Zmenil sa aj spôsob, akým musí Giovani interne obsluhovať účtovníctvo. Dnes sa mu vo firme venuje jeden interný človek, ktorý dopĺňa potrebné podklady externému tímu. Kontrola termínov, spracovanie agendy a dohľad nad účtovníctvom už neležia na klientovi.
„Termíny sa stíhajú vždy, všetko je vopred naplánované a načasované: DPH, daň z príjmu, podávanie priznaní. Uľahčilo nám to prácu, lebo sme nemuseli neustále s niečím pomáhať alebo posielať urgencie.“
Rozdiel teda nie je iba v rýchlosti spracovania. Firma už nemusí sama kontrolovať, či účtovníctvo funguje.
Z účtovníctva vznikol podklad pre rozhodovanie
Najväčší rozdiel však podľa Dušana Kviatkovského nie je v množstve ušetrenej administratívy. Je v dostupnosti finančných informácií.
„Pri bývalej externej účtovníčke sme nemali absolútne žiadny prehľad. Vôbec sme netušili, v akom sme stave, či sme v zisku.“
Giovani dnes pracuje s priebežnými finančnými dátami a dashboardmi pripravenými TPA. Majitelia ich používajú pri rozhodovaní o ďalších krokoch firmy aj marketingových investíciách.
Účtovníctvo tak prestalo byť iba povinnosťou, ktorá spätne zachytáva minulý mesiac. Stalo sa jedným zo zdrojov informácií pre riadenie firmy.
Technológia funguje až vtedy, keď sa o ňu nemusíte starať
Príbeh Giovani ukazuje problém typický pre rýchlo rastúci e-commerce. Brzdou nemusí byť e-shop. Nemusí ňou byť ani nedostatok dostupných nástrojov.
Problém vzniká v momente, keď rastie počet objednávok, dokladov, platieb a systémov, no finančné procesy zostávajú nastavené na firmu z minulosti.
TPA GetFinDone preto nespája len účtovníctvo s technológiami. Preberá aj zodpovednosť za to, aby prepojenia a automatizácie reálne fungovali v každodennej prevádzke.
„Prestali sme riešiť technické záležitosti okolo účtovníctva a jeho premostení, tie za nás robí TPA. Máme prehľad o finančných dátach v čase a môžeme sa naplno venovať rastu firmy tak, aby bola neustále zisková a aby sme nepálili peniaze.“ Ing. Dušan Kviatkovský · konateľ · Giovani Essenze, s. r. o.